Recticelin tietosuojaseloste asiakkaille, loppuasiakkaille ja toimittajille

Päivitetty viimeksi:  22. kesäkuuta 2018

 

Soveltamisala

Tämä Tietosuojaseloste koskee yhtiötä Recticel, S.A., rekisteröity kotipaikka Belgiassa osoitteessa Bouregtlaan 42 Avenue du Bourget, 1130 Brussels, rekisterinumero 0405666668, ja sen ETA-alueella toimivia tytäryhtiöitä ja sidosyhtiöitä (jäljempänä: ”Recticel”), luettelo nähtävänä tuoreimmassa vuosikertomuksessamme osoitteessa https://www.recticel.com/investors/annual-half-year-reports.html .

Se koskee Recticelin käsittelemiä asiakkaiden, toimittajien sekä mahdollisten tulevien ja nykyisten loppuasiakkaiden henkilötietoja. Recticelin suorittaman henkilötietojen käsittelyn osalta verkkosivustollamme vierailusi yhteydessä viittaamme ”Recticelin tietosuojaselosteeseen verkkosivustolla vieraileville”. 

Recticel on sitoutunut noudattamaan kaikkia sovellettavia tietosuojalakeja ja asetuksia. 

 

Mihin tarkoituksiin Recticel käsittelee loppuasiakkaisiin, asiakkaisiin tai toimittajiin liittyviä henkilötietoja?

Recticel käsittelee asiakkaisiin, loppuasiakkaisiin ja toimittajiin liittyviä henkilötietoja suorittaakseen toimia, jotka muodostavat osan liiketoiminnastamme, kuten seuraavia:

  • Sovellettavat lakisääteiset tai sääntelyyn liittyvät vaatimukset tai niiden noudattamisen varmistaminen
  • Asiakkaiden ja toimittajien hallinta
  • Tilausten ja tarjonnan hallinta
  • Kirjanpito ja laskutus
  • Tietojen tarjoaminen tai pyytäminen Recticelin hankkimista tai tarjoamista tuotteista ja palveluista 
  • (Suora)markkinointi
  • Tutkimus
  • Asiakkaiden, toimittajien tai asiakkaiden tai toimittajien liikekumppanien sekä mahdollisten tulevien ja nykyisten loppuasiakkaiden kyselyjen, valitusten ja pyyntöjen hoitaminen muun muassa sosiaalisen median kautta;
  • Riitojen käsittely
  • Suhdetoiminta ja liiketoiminnan kehittäminen
  • Hankittaviin tai tarjottaviin tuotteisiin liittyvä riskianalyysi ja due diligence -tarkistukset
  • Tilastot
  • Käyttöoikeudet ja turvallisuus 
  • Oikeuksiemme ja liikekumppaniemme oikeuksien suojaaminen

 

Mitä henkilötietoja Recticel käsittelee näihin tarkoituksiin?

Recticel voi käyttää näihin tarkoituksiin muun muassa seuraavia: 

  • Yhteystiedot (esimerkiksi käyntikorttien tyypillisesti sisältämät tiedot, kuten nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, viestintäkielesi, tavoitettavuutesi sekä vastuualueesi)
  • Historiatiedot siitä, milloin ja missä tapaamme, sekä viestinnästä
  • Aiemmat työpaikat, koulutusta koskevat tiedot, julkaisut (esimerkiksi jos se on merkityksellistä Recticelin ja sinun yrityksesi välisen aiotun kumppanuuden kannalta)
  • Valituksen yksityiskohdat
  • Elämäntyyliin ja sosiaalisiin oloihin liittyvät asiat, jos olet vapaaehtoisesti antanut sellaisia tietoja (esim. vapaa-aika, ruokamieltymykset, syntymäpäivä)
  • Arkaluontoiset tiedot erityisiin, nimenomaisiin tarkoituksiin (esim. terveyttä koskevat tiedot turvallisuustarkoituksiin vieraillessasi tietyissä toimitilojemme osassa)

Keräämme nämä tiedot luovuttaessasi ne meille, koska muut henkilöt luovuttavat ne meille (esim. työnantajasi, kolmas osapuoli palveluntarjoajana) tai koska ne ovat julkisesti saatavilla.

 

Mikä on kyseisten tietojen käsittelyn oikeusperusta tällaisiin tarkoituksiin?

Käytämme henkilötietojasi edellä luetteloituihin tarkoituksiin, koska 

  • Recticelillä on lain tai tuomioistuimen tai viranomaisen määräyksen perusteella velvollisuus käsitellä henkilötietoja (esim. pitää kirjaa viranomaisille raportointia varten tai toimittaa tietoja julkiselle laitokselle tai lainvalvontaviranomaisille)
  • henkilötietojen käsittely on sallittua sopimussuhteen luomiseksi, toteuttamiseksi tai päättämiseksi (esim. konsulttien tai toimittajien palveluksessa olevien henkilöiden ansioluetteloiden käyttö ja säilyttäminen sen päättämiseksi, toimitaanko heidän kanssaan yhteistyössä). 
  • tämä on välttämätöntä Recticelin oikeutettujen etujen ajamiseksi, mutta vain, jos yksilön edut tai perusoikeudet ja -vapaudet eivät asetu niiden edelle (esim. voimme turvallisuussyistä pyytää muodollista henkilöllisyyden todistamista, ennen kuin päästämme sinut rakennuksiin).
  • olet antanut nimenomaisen suostumuksesi (arkaluontoisten tietojen käsittelyyn tai suoramarkkinointiin, jos et ole asiakas).

 

Henkilötietojesi siirtäminen ja jakaminen

Voimme jakaa henkilötietojasi Recticelin sidosyhtiöille, toimivaltaisille viranomaisille, työnantajallesi ja/tai näiden neuvonantajille, sinun neuvonantajillesi tai muille kolmansille osapuolille, joiden voidaan kohtuudella katsoa tarvitsevan henkilötietojasi edellä lueteltuihin tarkoituksiin ja edellä luetelluilla perusteilla. 

Voimme siirtää tietojasi ETA-maiden ulkopuolella sijaitsevaan Recticelin yksikköön tai kolmannelle osapuolelle. Jos teemme näin, toteutamme henkilötietojen siirtosopimuksia, jotka perustuvat Euroopan komission julkaisemiin vakiolausekkeisiin henkilötietojesi suojelemiseksi, tai muita asianmukaisia suojatoimia.  Jos haluat lisätietoja, voit ottaa meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa ”Yhteystiedot” esitetyllä tavalla.

 

Sinun oikeutesi

Jos olet Euroopan talousalueen asukas, sinulla on – tilanteesta ja GDPR-asetuksessa luetelluista ehdoista riippuen – seuraavat oikeudet: (a) saada pääsy henkilötietoihisi ja pyytää niistä kopio; (b) pyytää henkilötietojesi oikaisemista; (c) pyytää oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen; (d) pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista; (e) vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityisesti suoramarkkinoinnin osalta; (f) pyytää henkilötietojesi poistamista; (g) pyytää henkilötietojesi peruuttamista; ja (h) jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelylle, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa. 

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus kotimaasi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. 

Jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi, voit ottaa meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa ”Yhteystiedot” esitetyllä tavalla. 

 

Recticel säilyttää tietojasi

Säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi seuraavasti sen mukaan, mikä näistä vaihtoehdoista merkitsee pisintä aikaa: (a) niin kauan kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon niitä on pyydetty, (b) lakisääteisen säilytysajan, (c) niin kauan kuin on mahdollista syntyä kyseistä toimintaa koskeva oikeusriita.

Sinä aikana, kun säilytämme henkilötietojasi, toteutamme teknisiä ja organisatorisia toimia asianmukaisen turvallisuustason varmistamiseksi niiden suojaamiseksi. Tähän sisältyvät menettelyjen laatiminen ja toteuttaminen henkilötietoihin pääsyn valvonnan osalta, fyysisen toimitiloihin pääsyn valvonta, palomuurit, salaus ja viruksentorjuntaohjelmisto. Tarjoamme lisäksi tietosuoja- ja tietoturvallisuuskoulutusta työntekijöillemme.

 

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä verkkosivustosta tai siitä, miten kunnioitamme oikeuttasi yksityisyyteen, ota meihin yhteyttä  postitse osoitteeseen Recticel, S.A., - Privacy, Bouregtlaan 42 Avenue du Bourget, 1130 Brussels, tai sähköpostitse osoitteeseen esim. dataprotection@recticel.com.

Jos et saa meiltä riittävää vastausta, sinulla on mahdollisuus jättää valitus jollekin kansallisista tietosuojan valvontaviranomaisista, joiden yhteystiedot löydät täältä: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm